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高校二级学院印章管理中存在理由及策略深思

发布时间:2020年03月02日 19:01:33  作者:戴偕发  来源:快乐教育网  浏览:   【】【】【
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【摘 要】近年来,随着教育制度改革及全国高校迅猛的发展,高校印章的作用明显增强,适用范围扩大,管理工作的重要性也凸现出来。文章分析了高校内二级学院印章管理中存在的理由,并结合工作实际提出了一些策略倡议用以指导实践,提高印章管理水平,更好的为师生服务。
【关键词】高校二级学院;印章管理;深思
印章,是权威和身份象征,是高校对内外开展职能活动及明确各种权利义务的重要凭证,其重要性不言而喻。近年来,各高校对校级印章的管理也愈来愈重视,管理工作认真、规范。然而高校下属的二级学院,对其所有印章管理则仍存在一些疏漏。结合实际情况,下面将对高校二级学院印章管理工作进行一些分析和深思。
一 二级学院印章主要分类
高校二级学院印章主要包括:学院行政公章、学院党委公章、学院下设各类科研机构等部门公章及学院领导人名章等四种。
二 二级学院印章管理中存在的理由
从工作实际来看,目前高校二级学院印章管理及使用主要存在着以下五个方面的理由:
(一)印章管理制度缺失,责任不明确。高校层面一般是在党委校长办公室或校党政办等部门下专门设立机要科,对高校印章实行专人管理,定点存放。但在二级学院无明文规定印章管理责任人,印章管理的相关制度缺失或不完善。
(二)印章管理人员设置不合理。实际工作中,二级学院印章一般由党政办秘书负责管理,有的学院未明确设置印章管理的第二负责人,如遇第一负责人外出办事或其他情况不在岗,将给印章使用带来不便,影响办事效率。有的学院设置了印章管理第二负责人,通常由第一负责人同办公室的其他人担任,但未对其进行业务培训,难以保证用印准确性。
(三)印章存放不规范。其一,印章存放随意,有的固定在抽屉或文件柜内,但并未上锁,或有锁而多位办公室同事持有钥匙,甚至有的学院将公章直接置于办公桌上;其二,有时因临时公务需要,将公章临时携带外出,这样不便于印章管理,也易造成印章的损坏、丢失。
(四)印章使用不规范,大大影响了印章的严肃性和权威性。1、如加盖印章位置不准确,印章不端正,印章字迹图像不清晰等情况。2、用印登记缺失及违规用章。由于不可能做到印章完全由一人负责,再加上有的管理人员思想素质不高,业务不熟悉、粗心大意,就会出现用印登记缺失、未仔细审核文本内容就盖章等情况,甚至偶尔还存在因人情或关系理由在空白位置或空白纸张上用印的情况。 
(五)印章维护不当。二级学院印章使用量极大,除了日常学院事务 使用外,为学生开具请假条、成绩单及各类证明等使用相当频繁,因此磨损严重,也会沾染很多污渍。同时,因使用频繁导致印油添加频率增加,如不定期对印章进行清理维护,很容易造成印油在印章字体边凝固结痂,将造成印章字迹不清或油量过大脏污文件,有损印章准确性及学院形象。
三 加强二级学院印章管理工作的策略深思
(一)完善、规范印章管理制度,做到有据可依,有章可循。二级学院应根据国家有关法规及学校用章规定,制定、完善学院的印章管理制度,详细规定印章管理和使用细则,规范印章使用审批流程,明确印章管理人及其责任,做到有据可依、有章可循。只有这样才能避开印章管理、使用中的权责不清,减少隐患,从而提高印章管理和使用的效率。
(二)强化印章管理人员的培训。1、定期对所有二级学院印章管理人员进行思想教育、安全教育及法律知识培训,强化其对印章权威性及严肃性的认识,避开为学院造成不必要的损失。提高印章管理人员的思想素质、安全意识和法律意识。养成定点使用、定点保管、用完上锁的好习惯;对符合用章规定的情况,要热情服务;对不符合用章规定的情况,也要对用章人耐心解释,保持原则,避开违规盖章,尤其是盖“人情章”、“关系章”。2、对印章管理人员开展业务培训并加对强印章管理工作的监督。(1)组织学习印章管理制度,让大家了解整个印章管理和使用的流程,具体什么情况该如何处理,作为日常工作的操作规范,以保证执行效果;印章管理人员如有变更,也应对新的管理人员进行培训。(2)相关领导不定期抽查用章记录,检查印章管理工作。如存在理由随时整改。
(三)规范印章管理和使用。1、做好印章保管工作。学院可选择政治上可靠,保密意识和原则性强,认真细心的同志按印章管理制度的要求将印章存放于固定且有防盗、防火措施的地方,实行专人管理。如管理人员因特殊情况需要外出或不在岗,需向印章管理第二负责人进行交接。印章原则上不得带出使用,如遇特殊情况,需提交申请,由学院院长或党委书记批准方可。2、做好用印审批及用印登记工作。按照印章管理制度的规定及层级管理责任制的要求,做好用印审批工作。审批应以文字凭证为准,如需盖章的文本上不便直接签署意见,可另行填写用印审批表,由负责领导签署意见后方可用印。另外,但凡用印皆需进行用印登记,登记项目包括:用印日期、事由、印数、用印部门或个人,用印审批人,经办人。3、盖章虽看似是不足一提的小事,但很多人盖出来章难以清晰、端正。其要领:“把握端正、印泥适度、用力均匀、落印平稳。”听起来也不够直观,这就要求印章管理人员在闲暇时要多加练习,才能盖出想要的效果。此外,练习结束后也应该练习的纸张用碎纸机粉碎,以免被他人利用进行违法活动。4、定期对印章进行维护清洁。磨损、污渍、印油都会对印章造成影响,以致印章字迹、图形不清晰,因此要定期对印章进行清洗,每月一次最佳,以保障盖章质量。
随着时代的发展,高校各部门职能丰富化以及人们对印章管理工作重要性认识的加深,对高校印章管理工作也提出了更多的要求,只有结合实际情况不断完善印章管理工作,才能适应高校发展的新形势,与时俱进,更好的为广大师生提供服务。
参考文献
[1] 程婉燕.做好高职院校印章管理工作的若干深思[J].太原城市职业技术学院学报,2012(9):168-169.
[2] 李植.高校印章管理工作的深思[J].佳木斯教育学院学报,2010(6):112.
[3] 伍聪.怎样做好印章管理[J].秘书,2007(9):18-19.
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