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如何做好水利企业科技档案管理工作

发布时间:2020年03月03日 13:58:25  作者:戴偕发  来源:快乐教育网  浏览:15   【】【】【
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摘要:档案管理工作是企业管理工作的基础,是企业信息系统的重要组成部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要工作环节,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。目前,水利企业现代化管理水平日趋提高,科技档案管理工作作为企业的一项基础工作,必定要提高它的管理水平以适应现代企业的管理要求。
关键词:水利企业;科技档案;档案管理;
Abstract: The file management is the basis for enterprise management, enterprise information system is an important component of improving the quality and efficiency of the necessary aspects of the work, is to maintain the true face of an important historical work. Scientific and standardized management of archives, is a measure of corporate performance and management level of an important yardstick. At present, water level is rising modern enterprise management, file management technology as a basis for the work of enterprises, is bound to increase its level of management in order to adapt to the modern enterprise management requirements. 
Keywords: Water Enterprises; Technology Archives; records management;
水利作为国民经济的基础设施行业,在服务国家经济发展、服务百姓民生等方面有着特殊的地位。随着 一号文件首次聚焦水利,党 、国务院对水利改革发展作出战略部署,水利事业迎来了历史机遇,全国水利事业进入新的可持续发展阶段。水利事业的发展必定以水利科技创新作为支撑,水利科技创新必将产生大量的科技档案,但是在水利档案管理中,科技档案管理目前还比较薄弱,针对水利科技档案管理的特点,分析了当前档案管理中存在的主要理由及其解决策略,提出了管理创新的几点倡议,讨论了水利科技档案利用的潜力。如何及时有效地管理并利用这一庞大的资源,更好地为水利企业生产经营、科学决策和科学研究提供及时、全面、准确的服务。以下结合本企业科技档案管理,谈谈对水利企业科技档案现代化管理的认识。
一 企业档案管理的存在理由剖析 
水利行业是资金、技术密集型的行业,虽然随着时代的发展水利企业在档案管理中取得了一些成绩,但由于历史、人为、技术及管理方面的理由,与现代企业档案管理及今后水利发展的需要还存在着一些差距和不足。
(一)企业对档案管理的重要性认识不足 
中国水利的大发展也就近几十年时间,一直以来,水利企业只注重加快水利工程的建设,而忽视了企业的档案建设。再加上部分企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视,工作责任心不强,直接导致原有一些档案资料的缺失,水利企业库藏科技档案资源不够丰富,影响了日后为水利建设、企业发展提供档案服务和工作支持,使企业对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。造成档案技术落后的主要理由有三点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些企业虽然购买了先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备闲置无人问津,没有起到推进作用;三是领导重视不够,虽有微机和档案网络,但缺乏制度化的管理程序,存档资料并没有录入电脑,还按传统手工在进行操作。
(二)企业档案管理与水利科技技术发展还不能有机融合 
为实现管理需要,水利企业建立了一系列各种专业的计算机管理系统,这些系统承载着大量的水利企业管理信息,并且随着水利的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合,档案管理人员如果不进入到企业信息集成系统中去,则很难掌握到企业信息的核心部分或基本接收不到档案。
(三)企业档案管理现代化体制机制还不健全
水利企业内部分工较细,未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动,在工作过程中形成的材料归档还比较难,导致水利企业的档案管理工作与其它工作相比相对滞后。另外,企业科技档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划,虽然有些单位企业档案进行了达标升级工作。但达标后,出现后力不足,没有长期性和连续性,再就是部分领导对档案综合管理工作的参与程度不够,对档案在企业中的重要作用认识不足,甚至有部分领导认为档案室就是没用的资料存放的地方,更有甚者认为档案室就是某些人眼中的废纸仓库,造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果,档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。
(四)档案队伍的素质与水利科技的发展还不相适应
由于历史理由,许多单位档案管理岗位属于人员安置型,造成目前水利档案队伍中整体素质不高,档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。
(五)科技档案后期开发利用不足
科技档案的利用服务是衡量企业科技档案工作的最高标准,档案的开发利用也是做好企业档案工作的最终目的。档案管理人员对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无,在管理科技档案过程中对科技档案的后期开发服务利用的重要性在逐步淡化。加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在企业发展中的积极作用和重要作用。工作中存在脱岗现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够。企业管理层关心不足、重视档案管理工作的氛围,整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程中遇到新的障碍。
二 如何做好水利企业科技档案管理
(一)提高科技档案工作责任感和使命感
领导重视是档案规范化管理的关键。要让企业的领导者和决策者充分认识到企业科技档案是“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”,是企业管理的重要组成部分,是一项需要人人参与的重要工作。要将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上,摆上领导的重要议事日程,纳入职工岗位责任考核的制度中,对档案工作做到有领导分管,有部署、有检查、有总结、有奖惩,使这项工作得到持续健康发展。
(二)管理机制健全是做好科技档案管理的保证
要按照国家档案局新颁发执行的《企业档案工作规范》,结合水利企业档案工作的特点,制定并完善档案工作的各项规章制度,建立并贯彻落实部门立卷责任制,切实将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入到企业各项工作流程,严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责,企业所有部门参与的档案管理领导机构,形成专兼职档案员相互配合、上下联系,部门和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络。
(三)加强业务培训,提高档案管理人员综合素质
在档案管理现代化建设中,人是最关键的因素,水利档案管理人员除了掌握归档和水利专业的基本知识外,还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报等相关学科知识,在档案管理工作中应具备有积极主动的组织协调能力、观察和分析能力、处理业务水平的能力及应用现代手段的管理能力。所以企业必须将档案人员综合素质培养纳入单位人才培养计划,通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式全面提高档案管理人员业务能力和知识水平。
(四)加强有效防控,确保网络档案信息安全
水利企业已建立了统一的企业信息系统平台,员工通过平台,可以不用到档案室就能随时查询档案资料,大大突破了时空限制。因此在方便电子档案信息查询的同时,加强电子档案的信息安全防控显得十分重要。第一,在工作中要实行内部局域网和一切外网的物理隔离,确保档案信息网络传输的安全;第二,登陆企业信息系统平台要设置使用权限和 ,超时自动断开;第三,非涉密计算机不能使用涉密移动存储介质;第四,计算机要安装“防火墙”及防病毒软件并及时更新;第五,电子档案库房环境要符合温度、湿度等相关标准,光盘档案、磁盘档案要放置于防磁柜当中,防止受磁场的干扰,电子档案出入库时要加强检验鉴定等等。
(五)加快提升档案信息资源的开发利用水平
企业科技档案既要保管好,更要利用好,做好档案价值的开发利用工作,要善于多角度、深层次的开发和集成,形成一批高质量的档案信息资源编研成果,主动为企业领导决策和企业发展提供档案信息服务,力争将档案资源转变为企业的竞争优势,转变为企业的现实生产力和现实财富。
(六)加强档案工作队伍建设
水利科技企业要加强档案队伍规划,注重档案专门人才的培养,鼓励和支持优秀人才到档案部门工作,完善人才选拔、引进和培养机制,推动档案人才的合理流动,不断提高档案工作队伍的整体素质和水平。从事档案工作的同志,要发扬刻苦钻研、精益求精的敬业精神,培养淡泊名利、无私奉献的崇高品质,不断提高做好档案事业的神圣使命感和崇高责任感。
积累的丰富科技档案资料,不仅是企业资产的凭证和企业活动的记录,还是企业经营智慧和发展历程的结晶。通过档案我们可以更好地把握企业发展的客观规律,增强决策的预见性和主动性。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的未来发展,对于实现该企业经营战略,不断提高管理效率具有深远的影响。
因此,做好企业科技档案管理工作对于推动经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中的竞争力具有重要作用。随着档案信息化建设的不断深入档案本身也发生了转变。在此讨论做好档案管理工作的目的也在于吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,推动企业的档案管理工作,以达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感,进而激发广大档案管理工作人员的工作热情。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个一流企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为企业经济发展和社会进步做出更大的贡献 
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