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财务档案信息化管理浅见

发布时间:2020年03月03日 23:26:49  作者:戴偕发  来源:快乐教育网  浏览:38   【】【】【
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摘要:作为各种工程建设项目管理的重要内容,财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中,并达到节约建设投资的目的。财务管理需要进一步提高管理的科学化、精细化水平。随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高,财务档案信息化管理是当务之急。本文将主要探讨财务档案信息化管理。
关键词:财务档案;信息化管理;精细化
传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。在信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子化财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好财务档案管理的选择。本文在这种情况下,首先对会计档案信息化的主要内容进行了简单的介绍,然后如何建设财务档案信息化提出了自己的策略倡议,具有一定的借鉴作用[1]。
1.财务管理信息化的必要性
1.1财务管理的难度增加
作为基本建设项目管理的重要内容,财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中,并达到节约建设投资的目的。从这一角度而言,水利基本建设投资体制改革越深入,水利基本建设项目及其财务管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受国家宏观政策调整和水利改革发展形势等的影响,财务管理需要进一步提高预算管理的科学化、精细化水平。然而,在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下,水利财务预算管理改革深入推进,财务管理水平不断提高,财务工作难度和强度也逐年增加。所以,随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高,改善财务档案管理手段和提高管理效能的理由迫在眉睫[3]。而建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,既是适应现代化管理的需要,也是搞好水利工程建设财务档案管理的必定选择。
1.2信息化档案彰显优越性
首先,将财务文件档案转变为电子信息,即电子介质的财务档案后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案,《财务文件汇编》等,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。具体表现在:电子财务档案易于修正、复制和重置,便于、携带和传递;电子财务档案的存储形式多样,既可以存储于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中。另外,随着信息科学的发展,当前数据统计分析的软件很多,以信息化方式存储的数据便于计算、分析,能够方便、快捷获得所需结果。而且,财务档案信息化后,还可以通过计算机操作和网络交流,满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本,避开了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。 
2财务档案管理信息化的主要内容
(1)搞好数据的挖掘和整理,建立数据库,及时采集动态数据。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案就是财务档案的数据采集基地,是数据存储、处理、查询和管理的数字化信息服务作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立财务档案数据库,并依据财务档案的内容分类建立若干个主要数据库,如标准制度、原始凭证、会计账簿、工作资料等等,数据库一经建立.应立即着手数据的录入,将本单位的财务资料存储于数据库。电子财务档案是指存储于磁盘、光盘等电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料,它具有无可比拟的优越性,能够很好地适应财务档案的发展需求[3]。与传统的财务档案相比,电子财务档案有许多优点:电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递;电子财务档案的存储形式多样,既可以存储于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印成纸质材料;电子财务档案便于计算、分析、快捷获得所需信息。
(2)搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用,财务档案管理信息化的实现将为财务档案信息的充分利用提供广阔空间,建立完善的财务档案信息网络,一方面将上级的文件、本级各单位的棚关文件直接录入或转换录入档案数据库,减少档案人员的重复采入工作,保证档案信息的完整性;另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,通过电子邮件等方式开展财务档案信息咨询。总之,财务档案在线管理和使用功能,可实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越。
3建设财务档案信息化的策略倡议
3.1转变相关思想观念
应当提高机构负责人在财务制约信息化方面的关注水平。需要水利建设机构负责人能够保持高度的责任感,关注部门财务制约环节,按照《中华人民共和国会计法》开展相应的工作,也就是部门领导应当承担起自身部门会计活动还有相关信息的监督管理工作,推动数据真实性水平不断提高。
3. 2完善财务档案信息化制度
第一,完善财务报表研究体系。财务报告水平从经营过程中能够产生关键的影响。其中最重要的环节在于保证信息真实性,可以达到相应的标准。能够通过数据处理及时性、高效性还有完整性不断提高财务报表水平。第二,不断提高会计档案制约标准化水平。第三,应提高核算体系标准化水平,推动财务制约体系完善。按照相关制约手段,营造完善的财务制约机制。制约手段能够产生实际影响,能够从整个制约环节得到展示,防止出现遗漏现象[4]。
3.3积极完善财务档案数据库
档案数据信息化为档案制约过程中非常关键的基础,为开展另外的财务制约活动还有工程营造的重要基础。原有的档案往往通过纸张进行保存,保存非常麻烦,工作效率极低,开展信息化之后,朝数字化档案制约过渡为最突出的性质。之后数据往往从财务档案室内获取,为信息处理的关键场所。营造数据库,能够推动信息资源满足相应标准。能够按照理由特征差异,营造处理方案,推动数据库不断调整。
3.4完善及有效利用财务档案
电算化会计档案借助制约,同原来的会计档案相比存在非常明显的优势。借助整理能够借助原有的信息开展系统研究及对比,给公司还有机构负责人做出决策奠定坚实的基础。同时能够产生部门、机构、还有地区原来、当前及以后的发展水平及倾向,保证领导人能够从根据市场经济规律基础之上,编订科学合理的规章制度,创造可观的经济价值。同时能够借助电算化会计档案相关信息规划产生部分能够推动制约工作顺利开展的信息模型,营造出相对健全的决策支持体系,推动电算化会计档案产生应有的影响。
3.5不断提升相关人员信息化素质
财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。
3.6加强财务档案的信息网络建设
档案制约信息化从工作过程中能够产生非常关键的影响,能够推动档案发挥应有的作用。档案数据合理使用,为营造健全财务档案数据体系的关键基础。有效实现数据信息化,不但能够有效的减少财务工作者实际工作量,同时能够提高数据真实性水平。
结论
总之,财务档案信息化管理,代表着未来财务管理规范化、现代化的发展方向,因此必须做好财务档案信息化管理这项工作,才能充分发挥新型财务档案管理的强大功能,更好地全面推进财务档案信息化工作。
参考文献:
[1]黄玉焱. 财务档案管理信息化的深思与策略[J]. 学习月刊,2013,02:105.
[2]郝洪慧. 浅谈如何加强财务档案管理[J]. 办公室业务,2013,07:91-93.
[3]李铁军. 浅谈财务档案信息化管理[J]. 兰台世界,2013,S3:53-54.
[4]郝洪慧. 论如何做好财务档案管理工作[J]. 新西部(理论版),2013,Z2:83-84. 
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